Projektsteuerung Weiter Zurück Schließen Inhalt und Aufgabe der Projektsteuerung ist es,    a) die Einhaltung der Vorgaben aus der Projektplanung im Prozess der Realisierung des Projekts zu überwachen und zu kontrollieren,   b) auftretende SOLL-IST-Abweichungen bei den Zielgrößen des Projekts nach Art und Folgewirkung zu ermitteln und   c) durch steuerungsseitige Eingriffe in den Prozess die plangerechte Weiterführung des Projekt zu sichern bzw. wieder herzustellen. Im Einzelnen betrifft dies die Überwachung, Kontrolle und Steuerung der Einhaltung der Projektablaufpläne, der geplanten Arbeitsfortschritte, der Einhaltung der Termine in den jeweiligen Projektabschnitten, der Einhaltung der Kosten- und Finanzbudgets, des Erreichen geforderter Qualitätsparameter u. a. Die Vorgehensweise der Projektsteuerung basiert auf dem kybernetischen Prinzip der "Steuerung mit Rückkopplung" unter Einbeziehung solcher Komponenten wie Störgrößenanalyse und selbstanpassende Voraussteuerung.   Die Projektsteuerung nach dem Rückkopplungsprinzip basiert auf folgenden vier Schritten: Erster Schritt: Überwachung der Projektrealisierung durch Erfassung bzw. Ermittlung der IST-Werte (zum Projektablauf, zu den Terminen usw.). Eine wichtige Grundlage hierfür bilden Statusberichte, Teamsitzungen, "Vor-Ort-Kontrollen", Rapporte, Fall-Mitteilungen u. a. Zweiter Schritt: Vergleich der ermittelten IST-Werte mit den zugehörigen SOLL-Werten. Ergeben sich aus diesem Vergleich signifikante Abweichungen, so kann im Weiteren nach dem Prinzip der sog. „Ampel“-Steuerung („grün“ – keine Reaktion, „gelb“ – Warnung, „rot“ – Eingriff) verfahren werden. Wichtig ist, die Ursachen der Abweichungen möglichst exakt zu identifizieren und die möglichen Auswirkungen der Abweichungen auf den weiteren Prozessablauf zu bestimmen. Die Ermittlung von Abweichungen (bei Terminen, Kosten u. a.) ist dann relativ problemlos, wenn es beim Kontrollobjekt um abgeschlossene Vorgänge bzw. Prozessabschnitte geht, denn dann liegen erfassbare IST-Werte vor, die mit den zugehörigen SOLL-Werten verglichen werden können. Schwieriger ist die Überwachung und Kontrolle des Projektablaufs dann, wenn es gilt, zu bestimmten Berichtsterminen den Arbeitsfortschritt, den Kostenanfall und dergleichen bei noch laufenden Vorgängen bzw. Projektabschnitten festzustellen, zumal es dann auch keine zugehörigen SOLL-Werte gibt. Dritter Schritt: Werden durch die Projektüberwachung und -kontrolle zu wichtigen Kontrollparametern Abweichungen signalisiert, die noch zulässige Grenzwerte unter- oder überschritten haben (Warnstufe "gelb" oder Eingriffsaufforderung "rot"), dann sind durch die Projektleitung Entscheidungen zu treffen, die eine plangerechte Weiterführung der Projektrealisierung sichern sollen und müssen. Wie aus der Grafik zu ersehen ist, stehen hierfür im Prinzip nur zwei Wege zur Verfügung: Im ersten Fall kann versucht werden, aufgetretene Abweichungen wieder zu kompensieren, ohne dass SOLL-Werte geändert werden. Dies ist praktisch nur durch Ausschöpfen von Zeitreserven („Pufferzeiten“ im Projektablauf), durch gezielte Einsparungen von Kosten u. a. möglich. In vielen Fällen hilft dies aber nicht weiter, da eingetretene Abweichungen sich nicht auf die oben skizzierte Art und Weise kompensieren lassen. In diesem Falle muss die Projektsteuerung veranlassen, dass bestimmte Teile des Projektablaufs erneut geplant werden, was dazu führt, in den laufenden Prozess der Projektrealisierung neue, veränderte SOLL-Werte einzusteuern. Vierter Schritt; Der Rückkopplungskreis schließt sich durch das Umsetzen der im dritten Schritt getroffenen Entscheidungen. Inwieweit die eingeleiteten Maßnahmen die Wiederherstellung einer plangerechten Weiterführung des Projekts bewirken bzw. bewirkt haben, ist durch erneute Ermittlung der IST-Werte und durch den Vergleich mit den zugehörigen SOLL-Werten festzustellen (Übergang zu Schritt 1 und 2).   Weitere Details: Projektsteuerung.pdf