|
Die Personalakte ist eine
Zusammenstellung von schriftlichen Unterlagen über
einen bestimmten Mitarbeiter. Aus dieser
Zusammenstellung muss sich jederzeit ein exaktes und
aussagefähiges Bild über den Mitarbeiter und seine
Tätigkeit im Unternehmen ableiten lassen.
Die
Personalakte kann im wörtlichen Sinne als Akte, aber
auch auf Datenträgern (CD-ROM und dgl.) geführt
werden.
Die elektronische Personalakte
- in Einheit mit IT-gestützten
Dokumentenverwaltungssystemen - ist heute in vielen
Unternehmen eine gängige Form der Führung von Daten
zu Mitarbeitern, da auf dieser Grundlage ein
effizientes, IT-gestütztes Personalmanagement
gestaltet werden kann.
Inhalt einer
Personalakte sind Daten, Dokumente,
Unterlagen, Abschriften und dgl. zu folgenden
Sachverhalten:
- Bewerbungsschreiben,
- Personalbogen und Personalangaben,
- Arbeitsvertrag und weitere Vereinbarungen
zum Arbeitsverhältnis,
- Zeugnisse,
- Urlaubs- und Fehlzeitenkartei,
- Entgeltbescheinigungen,
Entgeltveränderungen, Beförderungen,
Versetzungen, Vollmachten und dgl.,
- Beurteilungen,
- persönliche Veränderungen,
- Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter und - aus
dieser Sicht - mit Behörden,
- Disziplinarische Angelegenheiten.
Die Personalakte muss grundsätzlich
wahrheitsgemäße Angaben enthalten,
vollständig sein, sorgfältig
aufbewahrt und vertraulich
behandelt werden. Der Kreis von Personen,
der mit den Personalakten in Berührung kommt, sollte
sehr eng gezogen werden.
Betreffs der Einsichtnahme in
die Personalakte gelten die Vorgaben in § 83
BetrVG. Danach hat der Mitarbeiter jederzeit das
Recht, Einsicht in die über ihn geführte
Personalakte zu nehmen.
Der Mitarbeiter hat
ferner das Recht, eigene Erklärungen zum Inhalt der
Personalakte hinzuzufügen. Diese Erklärungen müssen
sich auf einen bestimmten Vorgang in der Akte
beziehen.
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann die
Personalakte vernichtet werden. Für bestimmte
Unterlagen ist jedoch die gesetzliche
Aufbewahrungsfrist zu beachten.
Dies
betrifft Forderungen aus Verträgen (3 Jahre),
Steuernachweise (6 Jahre), Buchungsbelege zu
Entgeltabrechnungen u. a. (10 Jahre), Forderungen
aufgrund eines erworbenen vollstreckbaren Urteils
(30 Jahre).
|
