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Unter Projektcontrolling sind all
jene inhaltlichen Konzepte sowie Methoden und
Instrumente zu verstehen, die die
Entscheidungsträger bei der Planung, Überwachung und
Kontrolle speziell der betriebswirtschaftlichen
Seite von
Projekten im Rahmen des zugehörigen
Projektmanagements unterstützen 8siehe auch
DIN 69901 bis DIN 69905
.
Im
besonderen Blickpunkt des Projektcontrollings steht
vor allem
- die Ermittlung und Bewertung der
Wirtschaftlichkeit von Vorhaben,
- die Wahrnehmung
der Aufgaben der Kosten-, Finanz- und
Liquiditätsplanung im Rahmen der Projektplanung und
die Ableitung entsprechender Kosten- und
Finanzbudgets,
- die laufende
Kontrolle der Einhaltung des Kosten- und
Finanzbudgets und Erarbeitung von Maßnahmen zur
Sicherung der
Liquidität in der Projektdurchführung,
- die Erarbeitung von Vorschlägen für eine
projektbegleitende Re-Finanzierung des Vorhabens, z.
B. durch schrittweise Übergabe abgeschlossener
Leistungen in die Nutzung,
- Erarbeitung und
Einsatz wirksamer
Frühwarnsysteme in der Überwachung
der Einhaltung der Kosten- und Finanzbudgets in
Verbindung mit einem wirksamen Risiko-Management
u. a.
Grundlage des Projektcontrollings ist ein gut
funktionierendes Kostenkontrollsystem,
das – außer auf der IST-Datenerfassung durch die
Buchführung und die damit
verbundene Kostenrechnung – auf
regelmäßig zu erstellenden Kostenberichten
seitens der Projektverantwortlichen sowie auf
Bewertungen der Kostenentwicklung im weiteren
Projektablauf basiert.
Folgende weitere
Informationsquellen werden in der
Praxis des Projekt-Controllings in die
IST-Kosten-Erfassung einbezogen:
- wöchentliche bzw. monatliche
Tätigkeitsberichte der Team-Mitglieder
bzw. der Projektleiter mit Darstellung der
erbrachten Leistungen (Arbeitsstunden),
differenziert nach Arbeitspaketen und
Einzelprojekten,
- wöchentliche bzw. monatliche
Sachmittelberichte der Team-Mitglieder
bzw. der Projektleiter mit Darstellung der
verbrauchten bzw. genutzten Sachmittel
(Materialverbrauch, Computer-Nutzung, Nutzung
des Fuhrparks u. a.) mit Zuordnung zu
Arbeitspaketen und Einzelprojekten,
- wöchentliche bzw. monatliche
Arbeitsfortschrittsberichte
(Statusberichte) der Teammitglieder bzw. der
Projektleiter mit Darstellung des erreichten
Arbeitsfortschritts je Arbeitspaket
(Kennzeichnung des Fertigstellungsgrades,
- Informationen aus dem betrieblichen
Rechnungswesen zu den tatsächlich
gebuchten Kosten für Personal und Sachmittel
(als Kostenbericht), möglichst differenziert
nach Einzelprojekten als Kostenträger sowie nach
Kostenstellen u. a.
Wichtig ist, bei der Kostenkontrolle nicht allein
nur eine Gegenüberstellung von IST-Kosten zu den
geplanten Kosten vorzunehmen und mögliche
Abweichungen festzustellen, sondern auch den
Kosten-Trend zu ermitteln und
Cost-to-complete-Schätzungen
vorzunehmen, um auf diese Weise den normalen
Rückkopplungsprozess durch Komponenten einer
Voraussteuerung ergänzen zu können.
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